Komunikasi_3a

KOMUNIKASI BISNIS
SEDERHANA
UNTUK WIRAUSAHA
• Komunikasi bisnis : komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis,mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal.
• Tujuan komunikasi bisnis :
– untuk membentuk kesan,
– meningkatkan produktifitas, baik organisasi maupun diri sendiri.
– Sehingga kemampuan berkomunikasi dapat menentukan kesuksesan anda.

Bentuk bentuk dasar komunikasi
• Komunikasi Verbal
• Komunikasi Nonverbal
• Pentingnya Komunikasi Nonverbal
• Tujuan Komunikasi Nonverbal

Komunikasi Verbal
• Menyusun kata-kata dalam suatu pola yang memiliki arti/makna, baik lisan maupun tulisan
• Memiliki struktur yang teratur dan teroganisasi dengan baik
• Penyampaian pesan-pesan bisnis dilakukan secara lisan dan tulisan, dan penerimaan pesan-pesan bisnis dapat dilakukan melalui bacaan dan pendengaran
– Lisan : Presentasi proposal, Briefing/meeting, melakukan wawancara kerja.
– Tulisan : Membuat dan mengirim berbagai jenis surat bisnis, Membuat laporan bisnis, membuat dan mengirim berbagai jenis bahan publisitas.
Komunikasi nonverbal
• Manusia menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat komunikasi
• Lambang non verbal lebih banyak digunakan manusia daripada lambang verbal (± 70%)
• Sifatnya kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari
– Paralanguage :
• bentuk Lisan : tempo bicara, intonasi, aksen, tinggi rendah suara, logat, kata-kata yang sering dipakai
• bentuk Tertulis : tanda baca, bentuk tulisan, penggunaan huruf besar dan kecil, tinta yang dipakai, cara mengetik, cara menggunakan kertas, dan cara menulis/format.
– Penampilan
– Gesture/Kinesic : Gerakan tubuh seluruhnya yang menunjukkan nilai-nilai yang kita anut ( warisan, discovery/ditemukan sendiri, ditiru dari orang lain, dan dari pelatihan atau training.
– Haptics : Sentuhan/rabaan, relevan bagi pertumbuhan manusia, dan pemberian makna tergantung budaya, serta memiliki arti tingkat kedekatan hubungan, sifat, keintiman, posisi antara satu dengan yang lain.
– Space : Penggunaan jarak ketika berbicara. Berfungsi untuk mengarahkan kita bagaimana kita bertingkah laku, memberikan nilai-nilai simbiolik, dan mengatur interaksi.
– Chronemics : Penggunaan waktu dan memiliki makna yaitu mempengaruhi dan merupakan sesuatu.
• Komunikasi Non Verbal : untuk menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, dan sifatnya yang efisien
• Relevansi komunikasi ini dalam dunia bisnis:
– Dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang,
– Seorang manajer harus dapat menjadi komunikator yang baik ; mampu mengelola pesan (bagaimana, kapan, dan kepada siapa menyampaikan pesan-pesan bisnis) dan dapat membaca pesan non verbal yang disampaikan orang lain, serta dapat menafsirkan maksud dan sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat.
PROSES KOMUNIKASI
• Pengirim mempunyai ide/gagasan
• Pengirim mengubah ide menjadi pesan
• Pengirim menyampaikan pesan
• Penerima menerima pesan
• Penerima menafsirkan pesan
• Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

Munculnya Kesalah pahaman
• Masalah dalam mengembangkan pesan
• Masalah dalam menyampaikan pesan
• Masalah dalam menerima pesan
• Masalah dalam menafsirkan pesan
– Beda latar belakang
– Perbedaan penafsiran kata
– Perbedaan reaksi emosional
Tiga hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi efektif
1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dengan si penerima pesan
DIRECT REQUEST
Organisasi Direct Request
• Pembukaan
• Penjelasan rinci
• Penutup

Permintaan Informasi Rutin
• Permintaan di dalam organisasi
• Permintaan di luar organisasi
Menulis Direct Request untuk Aduan
• Jelaskan masalah secara rinci
• Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian
• Usahakan nada surat tidak marah atau emosional
• Permintaan tindakan khusus
Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi
• Surat undangan
– Ide pokok
– Penjelasan rinci
– Penutup
• Surat pesanan dan reservasi
– Pernyataan rinci apa yang dipesan (kuantitas, ukuran, warna, harga, lokasi pemesan, tanggal kirim, dan sebagainya)
– Cara pengiriman
– Cara pembayaran
Permintaan Kredit
• Mengisi formulir
• Sertakan berbagai data pendukung yang penting
– Kartu tanda pengenal
– Laporan keuangan tahun terakhir
– Data pendukung lain
– Surat permohonan kredit

Penulisan Permintaan Rutin
dan Pesan-pesan Positif
Pendekatan Langsung
• Keunggulan
– Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca suatu pesan
– Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah Anda lakukan
– Menghemat waktu bagi audiens
• Kelemahan
– Faktor kebiasaan: orang cenderung menyampaikan pesan berdasarkan cara berpikirnya
– Kesulitan mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok pembahasan
Strategi Permintaan Rutin
• Mulai dengan pernyataan ide pokok
• Penjelasan yang lebih rinci mengenai permintaan Anda
• Perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca
• Bagian akhir: kemukakan pernyataan yang ramah
• Tambahkan informasi kontak
Strategi Penulisan
Pesan-pesan Positif
• Ide pokok yang jelas
• Penjelasan rinci
• Penutup surat
Pesan-pesan Good News dan Goodwill
• Good news tentang pekerjaan
• Good news tentang produk
• Pesan-pesan goodwill
Menulis Jawaban Positif
• Surat konfirmasi pesanan
• Menjawab permintaan informasi
– Menjawab permintaan dengan penjualan potensial
– Menjawab permintaan tanpa penjualan

Menangani Permintaan Kredit Rutin
• Persetujuan kredit
• Memberikan referensi kredit

Surat Rekomendasi & Pemberitahuan
• Bisnis
• Dosen kepada alumni
• Pemberitahuan penerimaan kerja